Категоризируйте документы и организуйте папки

Документы следует разложить по отдельным стопкам - они и станут вашими категориями. Каждая такая стопка со временем будет только расти, поэтому хорошо бы уже сейчас выделить каждой из них свое законное место. Те документы, которые скопились у вас на сегодняшний день, образуют основу будущей файловой системы, и для каждой категории вы заведете отдельную папку. Независимо от того, разбираетесь ли вы в домашних бумагах или в бумагах, имеющих отношение к работе, вам легко удастся привести их в порядок с помощью моих простых советов.

Например, вот как выглядят наиболее распространенные категории документов в среднестатистической семье:


Расходы на дом

  1. Счета по квартплате.
  2. Счета за электричество.
  3. Налог на недвижимость.
  4. Телефонные счета.


Расходы на автомобиль


  1. Налог на транспортное средство.
  2. Кредит.
  3. Права на вождение и документы о собственности (или доверенность на вождение транспортного средства).

Видео: Обзор блокнотов ручной работы, детская папка для документов/Блокнот на заказ/Скрапбукинг

Банк

  1. Документы о личном счете.



Кредитные карты

  1. American Express.
  2. MasterCard.


Медицинское обслуживание

  1. Медицинские карты из поликлиники на каждого члена семьи.
  2. Карты стоматологических и других клиник, которые посещают члены вашей семьи.
  3. Результаты обследований и анализов, которые еще могут понадобиться врачам для дальнейшего наблюдения за вами или членами вашей семьи.


Несмотря на то, что все это является наиболее распространенными категориями, которые встречаются мне в ходе создания файловой системы для очередного клиента, мало кто догадывается разбить их именно таким способом. Чаще всего все перечисленные выше документы оказываются перемешанными и хранятся в одной папке. Поэтому каждый раз, когда возникает необходимость отыскать какой-то конкретный документ, приходится вытряхивать все содержимое папки на стол и долгое время рыться в нем в поисках одной-единственной бумажки. А если разбить все документы на категории, рыться придется всего в одном тоненьком файле, а не во всей толстой папке. Если в настоящий момент вас интересуют телефонные счета, зачем искать их в медицинских документах? И наоборот. Взгляните еще раз на пример категорий, который я привела выше. Разбейте каждую категорию на несколько частей. Именно в этом и кроется секрет вашего успеха.

Организуйте папки


Мы добрались до следующего набора инструментов, необходимых для воплощения этого проекта. Вот мои любимые предметы, необходимые для создания файловой системы. Они продаются в люфом магазине канцтоваров:

  • подвесные папки с файлами;
  • манильские папки;
  • папки с цветными застежками для разных категорий документов;
  • рельсы для подвесных папок, которые вы вставите в ящик;
  • длинные наклейки на папки;
  • картонная коробка для папок.



Вот пример того, как следует использовать эти прекрасные инструменты. Возьмем одну из приведенных выше категорий.
Расходы на дом (это вы напишете на длинной наклейке, с помощью которой озаглавите подвесную папку):

Видео: Папка для документов / Обзор готовой работы

  1. Счета по квартплате.
  2. Счета за электричество.
  3. Налог на недвижимость.
  4. Телефонные счета.


Номера с 1 по 4 будут означать отдельные папки с файлами.
Их содержимое разложите в алфавитном порядке, чтобы было проще отыскивать необходимый документ. Если материалы в папках разноформатные и неплоские, вместо обычной папки используйте подвесную папку с широким дном - в таком случае у вас будет несколько сантиметров пространства, а не просто плоский конверт. Некоторые мои клиенты думают, что можно сложить обычную подвесную папку для файлов по линии, которая есть у нее на обложке, тем самым превратив ее в папку с широким дном. Но эти линии на обложке - всего лишь декоративный элемент. Если вы согнете обложку, документы будут из нее торчать, и вы не сможете закрыть ящик для папок.
К папкам с широким дном прилагается картонный вкладыш, с помощью которого дно можно сделать более жестким. Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии у купленных вами папок таких вкладышей - иногда их почему-то нет в комплекте! И не покупайте папок с широким дном, если дно у них шире, чем пять сантиметров. В такие папки умещается слишком много всего, и в конечном итоге они разваливаются - а у вас есть более интересные дела, чем ежемесячная замена папок.

Видео: Создать документ word. Как создать в ворде папку с файлами

Заведите папку «Ребенок»


Теперь вы уже знаете, каким образом разместить в папках разные категории ваших документов, поэтому легко можете применить этот принцип и к бумагам, имеющим отношение к вашему будущему малышу. Вот приблизительный список вещей, которые вам понадобится изучить в ближайшее время. Я уже разбила его на категории.

Ребенок
Какие детские вещи нужно взять с собой в роддом? Какие вещи необходимо иметь дома к моменту возвращения из роддома?


Беременность
Что происходит с моим телом?
Как развивается ребенок?
На какие занятия для беременных мне стоит сходить? Когда начать посещать эти занятия и где они проходят? Понадобится ли там справка от врача?
Пойти ли мне на курсы подготовки к родам? И если да, то когда? Есть ли что-нибудь подходящее недалеко от дома?
Когда нужно начинать носить одежду для беременных? Какие именно вещи придется купить?
Как рожать (традиционным способом, естественные роды)?
Где я буду рожать (в роддоме или дома)?
Если я буду рожать в роддоме, то где именно? И с каким врачом? Если дома, то с какой акушеркой, и когда нужно записаться к ней на первый прием для знакомства?


Декретный отпуск и работа
Оплачивает ли моя компания декретный отпуск? В каком объеме? Сколько времени он будет длиться?
Хочу ли я продолжать работать на своей должности полный рабочий день после рождения ребенка? Если нет, какие у меня есть варианты (работать из дома, перевестись на полставки или стать неработающей мамой)?


Список вопросов, в которых вам нужно разобраться, бесконечен. Но не пугайтесь: я вас прикрою. Все эти проблемы мы внимательно разберем. И все-таки давайте представим себе, что вам захотелось особенно тщательно исследовать одну или две области из перечисленных выше. Файлы с информацией могут выглядеть так.


Ребенок
Так будет подписана толстая папка, представляющая новую категорию документов, в ней появятся папки:

  • Детская.
  • Подарки от родных и друзей.
  • Вещи с собой в роддом.
  • Беременность.
  • Развитие ребенка/Виды родов/Мое тело/Курсы подготовки к родам.
  • Работа.
  • Декретный отпуск/Оплата/Работа после родов.

Приятно то, что в сегодняшнем мире исследовать все эти вопросы вы можете не выходя из дома. Все вышеперечисленные папки вполне можно создать у себя в компьютере - и точно так же разбивать собираемую информацию на категории. По мере скопления информации можно удалять файлы, которые больше вам не интересны. Например, сначала вы можете рассматривать несколько разных методик родов. Но как только вы определитесь с вариантом, который подходит вам больше всего, информацию об альтернативных версиях можно смело удалять. Не забивайте свой жесткий диск ненужными документами, каким бы безграничным ни был его объем. Все это тоже хлам - просто электронный!
Эта неделя наверняка стала для вас неожиданностью. Вы-то собирались в магазин за крошечными носочками, а я набросилась на вас со своими файлами! Но поверьте: эта несложная задача сильно облегчит вашу жизнь в предстоящие месяцы и тем более после рождения ребенка. За время беременности у вас скопится невероятное количество бумажек - и нам непременно нужно покорить эту бумажную гору. Я обещаю вам, что через несколько недель вы отправитесь по магазинам за одеждой для беременных, будете придумывать, как обставить детскую, и - да, наконец-то - выберете пару прекрасных детских носочков.

Я никогда не видела, чтобы в нашем доме что-нибудь скапливалось или громоздилось. Если где-то надо было разобраться или что-то организовать, более подходящего человека, чем моя мама, нельзя было и придумать. Но вот зато подготовиться к родам ей удалось не лучшим образом, потому что она терпеть не могла читать тексты, имеющие отношение к медицине, и категорически отказывалась изучать информацию о беременности и родах. В результате, когда у нее отошли воды, она понятия не имела, что с ней, и решила, что умирает! Хорошо, что ее мать, родившая за свою жизнь восьмерых детей, пришла ей на помощь и объяснила, что ничего ужасного не происходит. Знание - сила.


Внимание, только СЕГОДНЯ!
Похожее